Sueles dejar las cosas para el final, subestimas el tiempo que tardan las tareas en completarse, te propones ir al gimnasio y luego no vas o no vas al médico hasta que una dolencia menor se convierte en un problema mayor…
¿Te resulta familiar alguna de las siguientes situaciones? Si es así, puede que sufras de procrastinación. La procrastinación es el hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables por miedo a afrontarlas y/o pereza a realizarlas.
La procrastinación puede ser un problema cuando se convierte en algo común y habitual. Por eso no hay mejor momento que ahora para aprender estrategias probadas para tenerla bajo control.
Por qué procrastinas
Imagina que tienes que hacer una gran presentación dentro de una semana y te encuentras con una tarde libre. Tiene sentido dedicar ese tiempo a tu presentación. Tu yo futuro te lo agradecerá sin duda. ¿Pero tu yo actual? Ese yo preferiría sentarse en el sofá a ver una serie en Netflix.
Tanto tu yo actual como tu yo futuro quieren gratificación. Tu yo actual quiere una gratificación instantánea sin considerar el beneficio o el coste a largo plazo. Tu yo futuro quiere una gratificación a largo plazo al completar tareas que le aporten satisfacción personal y éxito profesional.
Entonces, ¿cómo puedes convencer a tu yo actual para que actúe en beneficio de tu yo futuro? Tienes que ser realista sobre por qué tu yo actual se siente atraído por la procrastinación. No sirve de nada recubrir un hábito de procrastinación crónica con trucos de productividad si no entiendes por qué procrastinas en primer lugar.
Una de las razones por las que abandonamos las tareas es porque el miedo al fracaso nos hace desistir, a veces incluso antes de empezar. Después de todo, si no lo intentas, no puedes fracasar.
A veces, la ansiedad en torno a la toma de decisiones, y el miedo a tomar una decisión equivocada, pueden llevar a la procrastinación. Pero la mayoría de las tareas, incluso las más básicas, requieren que tomes decisiones sencillas. Por ejemplo, si estás limpiando la casa, puedes preguntarte si es mejor empezar con la colada o fregar el suelo.
Si pasas demasiado tiempo preocupándote por decisiones como éstas, podrías perder rápidamente el impulso que necesitas para completar la tarea.
Durante el día tenemos energía y fuerza mental para tomar un cierto número de decisiones más o menos importante, por eso es recomendable no malgastar energía en decisiones tontas o que no nos van a aportar demasiado.
Por ejemplo, verás que grandes personalidades del mundo suelen usar combinaciones de ropa sencillas y muy similares. Una de ellas es el fundador de Facebook, Mark Zuckerberg, que habitualmente lleva un pantalón y una camiseta del mismo color.
«En mi vida trato de tomar el menor número de decisiones. No voy a desperdiciar mi atención en decisiones frívolas. Siento que no estoy haciendo mi trabajos si gasto energía en cosas tontas y frívolas sobre mi vida».
Mark Zuckerberg
Empezar es lo más difícil
¿Hay alguna tarea en tu lista de tareas pendientes que te da pavor? Quizá sea enviar una entrevista en inglés o preparar una presentación en público. Sea lo que sea, este tipo de tareas casi siempre son menos dolorosas de lo que imaginamos. El truco está en empezar. ¿Pero cómo?
Bueno, puedes seguir el consejo del escritor Mark Twain. Una vez dijo: «Si tu trabajo es comerte una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana». Para él, las tareas poco atractivas eran «ranas», y era mejor enfrentarse a ellas rápidamente.
Así que cada día, encuentra tu rana -ya sea ir al gimnasio o preparar un examen- y táchala primero de tu lista. Después, todas las demás tareas serán más agradables en comparación.
Otra técnica para tomar impulso con una tarea que no te apetece es simplemente centrarse en los primeros diez minutos. Por ejemplo, si te has prometido a ti mismo que irás al gimnasio, no te concentres en el tiempo y el esfuerzo para completar toda la tarea; céntrate sólo en vestirte con la ropa de entrenamiento y coger las llaves. Poco a poco conseguirás hacer que la tareas cuesten menos y crearás un nuevo hábito.
La tercera técnica es aún más sencilla: empieza las tareas cuando sepas que tendrás energía para ellas. Si eres una persona madrugadora, por ejemplo, programa las tareas importantes para las primeras horas, cuando te resulten más fáciles. Sin embargo, si tu productividad alcanza su punto máximo por la noche, no tiene sentido que empieces un proyecto importante a primera hora del día. Será mucho menos probable que lo pospongas si lo trasladas a la noche, cuando te sientas fresco.
Ten una lista de tareas más corta
Una lista de tareas típica puede tener varias páginas, incluyendo grandes proyectos con plazos ajustados y pequeñas tareas sin fecha de entrega. Desgraciadamente, cuanto más difícil de manejar sea tu lista de tareas, más probable será que procrastines. Pero si acortas tu lista de tareas, puede que consigas hacer más cosas.
¿Cómo de corta estamos hablando? Bueno, el número mágico es siete o menos. Siete tareas son conquistables a lo largo de un día, lo que resuelve el problema de la acumulación de tareas incompletas. Además, limitar tu lista a siete tareas te obliga a reducir el trabajo pesado y priorizarlas mejor.
Cuando te sientes a trabajar, ten cuidado de no hacer varias cosas a la vez. Intentar concentrarte en más de una cosa a la vez disminuye la calidad de tu concentración, lo que hace que sea demasiado fácil caer en la trampa de la procrastinación. Así que, en lugar de terminar un montón de tareas a medias, sé una persona que hace una sola cosa de principio a fin antes de pasar a la siguiente.
Gestiona bien tu tiempo
El tiempo puede ser el mejor o el peor enemigo del procrastinador. Para aprovechar tu calendario y obtener la máxima productividad, llena cada día con suficientes tareas para ocupar el tiempo disponible. Probablemente sabrás por experiencia cuánto tiempo necesitas para completar las tareas diarias. El truco es programar las tareas suficientes para limitar los grandes bloques de tiempo libre, pero no tantas que no tenga sentido empezarlas.
Al hacerlo, no olvides aplicar la Ley de Parkinson, la regla que dice que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización». Si tardas tres horas en escribir un informe, pero te das ocho horas, tardarás ocho horas en escribirlo.
Elimina las distracciones que te llevan a procrastinar
Tu concentración es un recurso precioso. Es lo que te permite cultivar relaciones, alcanzar objetivos personales y lograr el éxito profesional. Pero también es un recurso que hay que canalizar.
Si te sientas a trabajar en un espacio abarrotado de distracciones ambientales -como un televisor a todo volumen, un montón de desorden o compañeros de trabajo ruidosos-, estás intentando canalizar tu concentración a través de un colador. Sencillamente, hay demasiadas salidas para que explore.
En su lugar, organiza tu espacio de forma que elimine o minimice las distracciones del entorno. Si es posible, trabaja en un espacio de trabajo dedicado que esté libre de desorden. También puedes invertir en una máquina de ruido blanco o en un par de auriculares de calidad para bloquear el ruido. Cuantas menos distracciones tengas a tu alrededor, más fácil te resultará concentrarte en la tarea que tienes entre manos.
Y sobre todo, ten cuidado con la distracciones de tu smartphone. Las redes sociales y las aplicaciones de los teléfonos móviles están diseñadas específicamente para robarte la atención y mantenerla durante horas. Para evitar las distracciones puedes poner tu teléfono en modo avión o instalarla alguna de las aplicaciones que te “obligan” a olvidarte del dispositivo. Entre ellas destacan algunas como Freedom, Stay Focused o Lock Me Out.
Evita el aburrimiento
A veces la razón por la que procrastinas es mucho más sencilla: la tarea que tienes que completar es aburrida.
Somos naturalmente propensos a posponer el trabajo que es tedioso o innecesario. Afortunadamente, si no quieres hacer algo, puede que no tengas que hacerlo. De hecho, eliminar las tareas aburridas o sin sentido de tu lista de tareas pendientes es casi una garantía de que aumentará tu productividad.
Cuando revises tu lista de tareas pendientes, puede que te des cuenta de que algunas de ellas son completamente innecesarias… y aburridas.
¿Pero qué pasa con las tareas necesarias que son aburridas? Aunque parezcan realizables, encontrarás constantemente formas de posponerlas hasta el punto de que afecten negativamente a tu productividad. Si ese es el caso, delega la responsabilidad en otra persona siempre que sea posible. Por ejemplo, si odias planchas, contrata a alguien que lo haga por ti.
En la medida de lo posible, no aceptes asumir tareas que sabes que te van a aburrir. Si eres autónomo, por ejemplo, y tienes una buena cartera de clientes, di que no al trabajo que no te engancha. En su lugar, acepta sólo los proyectos que capten tu interés.
Por supuesto, no todas las tareas aburridas son evitables. Las que tengas que hacer sí o sí, plantéate hacerlas lo mejor posible y te sentirás más realizado.
Haz público tu objetivo
Es que es mucho más probable que realices una tarea si le dices a alguien que piensas hacerla. Por ejemplo, es más probable que corras una maratón si compartes tus planes en redes sociales, al igual que es más probable que escribas una novela si les dices a tus amigos que estás trabajando en un libro. En otras palabras, si te haces responsable ante otra persona, es mucho más probable que consigas tus objetivos.
No establezcas tus propios plazos. Rara vez respetamos los plazos autoimpuestos porque no nos sentimos mal por romper las promesas que nos hemos hecho a nosotros mismos. Pero sí respetamos las promesas que hacemos a los demás.
Ten confianza en ti
Te propones completar una tarea. Procrastinas hasta el punto de verte obligado a abandonarla, o bien la terminas de forma chapucera. Estás descontento con tu trabajo y te sientes fracasado.
Como te sientes fracasado, afrontas la siguiente tarea con menos confianza. Tu escasa confianza te lleva a procrastinar aún más, y tampoco terminas esta tarea de forma satisfactoria. Para detener el ciclo, tienes que dejar la negatividad y empezar a creer en ti mismo.
Enséñate a reconocer la autoconversación negativa. ¿Te culpas cuando algo va mal? ¿Atribuyes errores perfectamente comprensibles a tu propia pereza e ineptitud? ¿Esperas fracasar en una tarea incluso antes de empezarla? Todos estos son ejemplos de autoconversión negativa.
Dale un giro positivo a tu negatividad. Si cometes algún error aquí y allá, recuérdate que todo el mundo comete errores. Y si estás convencido de que no tiene sentido empezar un proyecto porque nunca saldrá como quieres, dite a ti mismo que nadie es perfecto. Ni siquiera Picasso estaba satisfecho con sus cuadros.
Rodéate de gente positiva: el tipo de amigos y compañeros de trabajo que te refuerzan con comentarios de apoyo cuando no puedas gestionar la autoconversación positiva por ti mismo.
Y por último, choca los 5 contigo mismo frente al espejo. Esa simple acción puede suponer un efecto positivo en tu cerebro.
Conclusión
Si la procrastinación te impide alcanzar todo tu potencial, existen estrategias para dejar ese hábito. Anima a tu yo del presente a trabajar por los intereses de tu yo del futuro optimizando tu gestión del tiempo, optimizando tu lista de tareas pendientes y dedicando más tiempo a las tareas que nos gustan.
¿Necesitas hacer algo que odias, pero quieres hacer algo que te gusta? ¿Por qué no hacer ambas cosas? Por ejemplo, si te encanta jugar a videojuegos, pero odias ir al gimnasio, combina la tentación de jugar con la obligación de hacer ejercicio, y sólo permítete encender la consola después de haber hecho ejercicio.
*La fuente principal de este artículo es el libro: «The Procrastination Cure: 21 Proven Tactics For Conquering Your Inner Procrastinator, Mastering Your Time, And Boosting Your Productivity!», de Damon Zahariades.
